O WhatsApp do escritório não para
Cliente pedindo guia, certidão, informação de folha. Tudo chega por mensagem, no aparelho de quem estiver por perto, sem registro nem prazo.
Contabilidades Captação, honorários e o atendimento que consome o dia
CRM para contabilidade: o escritório também precisa vender e cobrar.
O sistema contábil cuida da obrigação. O que fica sem dono é o resto: o cliente novo que pediu proposta, a mensalidade que atrasou, o WhatsApp que não para e a renovação que ninguém puxou. É isso que a Prospectou organiza.
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O PROBLEMA
O escritório sabe fechar o balanço do cliente. Não sabe o próprio funil.
Contabilidade é um negócio de receita recorrente, o que esconde um problema: enquanto a carteira não encolhe, ninguém olha para a captação nem para a inadimplência.
Proposta enviada e esquecida
Um contador manda a proposta de honorários por e-mail e ela desaparece. Não há quem acompanhe nem quando retomar.
Mensalidade cobrada à mão
Alguém gera os boletos todo mês, confere quem pagou no extrato e cobra quem não pagou — quando lembra.
Reajuste que não acontece
O honorário fica anos sem correção porque a conversa é difícil e ninguém tem o dado do índice acumulado à mão.
São quatro problemas comerciais num negócio que se organiza só pelo lado técnico.
DEFINIÇÃO
O que é um CRM para contabilidade?
É o sistema que organiza o lado comercial e de relacionamento de um escritório contábil: a captação de clientes novos, a proposta de honorários, o atendimento do dia a dia, o contrato com reajuste e a cobrança da mensalidade. Ele não substitui o sistema contábil, que continua cuidando de escrituração, apuração e obrigações acessórias.
Essa distinção resolve a confusão mais comum: “CRM contábil” não é software de contabilidade. O sistema que o escritório já usa faz o trabalho técnico. O que quase nenhum escritório tem é o registro do trabalho comercial — e é ele que decide se a carteira cresce ou encolhe.
O segundo ponto é o atendimento. Um escritório médio recebe dezenas de mensagens por dia de clientes pedindo documento, prazo e informação. Isso costuma cair no celular de duas ou três pessoas, sem fila e sem histórico — e o cliente insatisfeito com o atendimento raramente diz que é por isso que está saindo.
O terceiro é o dinheiro. Honorário é receita recorrente com contrato, vigência e reajuste. Tratar isso numa planilha significa reajuste que não acontece, inadimplência descoberta tarde e nenhuma visão do que entra no mês.
As quatro frentes de um escritório
- Captação — o cliente novo que chegou por indicação ou anúncio, com proposta de honorários acompanhada até a resposta.
- Atendimento — o pedido do dia a dia, com fila, responsável e prazo — em vez de cair no aparelho de quem estiver disponível.
- Contrato — vigência, honorário mensal, reajuste por índice e renovação, com histórico de cada correção.
- Cobrança — a mensalidade emitida a partir do contrato, com baixa automática e aviso antes do vencimento.
- Relacionamento — o cliente que só fala com o escritório quando precisa — e que por isso é o mais fácil de perder.
COMO FUNCIONA
Do primeiro contato à mensalidade recorrente.
E depois, ao longo dos anos, o relacionamento que sustenta a carteira.
Captação
O interessado chega por indicação, site ou WhatsApp. Registram-se o porte, o regime tributário e o que ele precisa.
Proposta de honorários
O valor é montado a partir do escopo. A proposta vira oportunidade no funil, com data de retorno marcada.
Fechamento e contrato
Aceita, vira cliente e contrato com vigência, honorário mensal e índice de reajuste definidos.
Atendimento recorrente
Os pedidos do dia a dia entram na fila do escritório, com responsável, prazo e histórico por cliente.
Cobrança e reajuste
A mensalidade sai por boleto ou PIX com baixa automática, e o reajuste acontece no aniversário do contrato, com o índice registrado.
ATENDIMENTO DO ESCRITÓRIO
O WhatsApp do escritório com fila e responsável.
Pedido de guia, certidão, informação de folha. Tudo chega no mesmo lugar, com departamento, prazo e histórico por cliente — em vez de no aparelho de quem estiver mais perto.
- Número oficial compartilhado pela equipe
- Departamentos: fiscal, contábil, folha, societário
- Responsável e protocolo por atendimento
- Documentos recebidos anexados ao cadastro do cliente
- Histórico completo por empresa atendida
- Tempo de resposta medido por departamento
HONORÁRIOS
Contrato com reajuste — e o reajuste acontecendo.
O honorário que fica cinco anos sem correção é prejuízo silencioso. O contrato guarda o índice, o histórico e a data de aniversário.
- Contratos com vigência, honorário e renovação automática
- Reajuste por IGP-M, IPCA, INPC ou percentual fixo
- Histórico de cada reajuste aplicado
- Contrato em PDF a partir dos seus modelos
- Aditivos e mudança de escopo registrados
- Serviços extras cobrados fora da mensalidade
COBRANÇA RECORRENTE
A mensalidade sai sozinha e dá baixa sozinha.
Boleto e PIX emitidos a partir do contrato, com aviso antes do vencimento e baixa automática no pagamento. Sem conferência de extrato.
- Cobrança gerada a partir do contrato
- Boleto e PIX pela integração Asaas
- Baixa automática na confirmação do pagamento
- Régua de aviso antes de vencer e após o atraso
- Contas a receber e inadimplência por cliente
- Situação financeira visível durante o atendimento
ATENDIMENTO POR IA
A IA responde o pedido repetido — que é a maioria.
“Manda a guia do DAS”, “qual o prazo”, “preciso da certidão”. São perguntas com resposta conhecida, feitas dezenas de vezes por dia. O agente responde com o que você ensinou e encaminha ao departamento certo o que exige análise.
Ver o fluxo em uma demonstração→
Responde o recorrente
As dúvidas de prazo e procedimento saem da frente da equipe técnica.
Encaminha por assunto
Fiscal, contábil, folha ou societário — direto para o departamento certo.
Envia material aprovado
Manda os documentos e orientações da biblioteca que você autorizou.
Registra o pedido
O atendimento fica com resumo e histórico no cadastro da empresa.
PARA CADA OPERAÇÃO
Três coisas que o escritório descobre tarde.
Todas visíveis, quando existe registro.
O CLIENTE INSATISFEITO
Ele avisou três vezes antes de sair.
Pedidos sem resposta e prazos estourados aparecem no painel de atendimento. Dá para agir antes de o cliente pedir os arquivos de volta.
O HONORÁRIO DEFASADO
Cinco anos sem reajuste.
O contrato guarda o índice e a data de aniversário. O reajuste vira um evento do sistema, com o histórico à mão para embasar a conversa.
A PROPOSTA PARADA
A empresa que pediu orçamento e sumiu.
A proposta fica no funil com data de retorno. O acompanhamento acontece sem depender de alguém lembrar de olhar a caixa de e-mail.
FAÇA A CONTA
Como o escritório se organiza hoje × como poderia.
O sistema contábil resolve a obrigação. O comercial costuma viver em planilha, e-mail e no WhatsApp de duas pessoas.
| O que a operação precisa | Sistema contábil + planilha | Com a Prospectou |
|---|---|---|
| Pedido do cliente por WhatsApp | No celular de quem recebeu | Fila por departamento, com prazo e histórico |
| Proposta de honorários | E-mail sem acompanhamento | Oportunidade no funil, com retorno marcado |
| Contrato e reajuste | Pasta e memória | Vigência, índice e histórico de correções |
| Emissão da mensalidade | Manual, todo mês | Gerada a partir do contrato |
| Quem pagou | Conferência de extrato | Baixa automática |
| Cliente prestes a sair | Descoberto quando ele avisa | Pedidos parados e prazos visíveis |
| Captação de clientes novos | Sem processo | Funil com origem e conversão |
| Resultado | Carteira que encolhe sem ninguém perceber | Comercial e relacionamento medidos |
*Comparação de escopo entre montar a operação com ferramentas separadas e concentrá-la na Prospectou.
FRONTEIRA
O que fica no seu sistema contábil.
A Prospectou não concorre com ele — trabalha ao lado.
O que a Prospectou faz
Captação, proposta, atendimento, contrato de honorários, cobrança recorrente e relacionamento com a carteira.
- Funil de captação
- Atendimento com fila
- Honorários e cobrança
O que continua no contábil
Escrituração, apuração, obrigações acessórias, folha e tudo que é trabalho técnico regulado.
- Escrituração e apuração
- Obrigações acessórias
- Folha de pagamento
O que pode ser conectado
Se o seu sistema tem API, a troca de informação pode ser avaliada como integração sob medida.
- API pública
- Integração sob medida
- Avaliação técnica antes
O vocabulário do escritório
CRM para contabilidade organiza captação de clientes, proposta de honorários, carteira de clientes, contrato, reajuste, mensalidade, inadimplência e atendimento por departamento. Para a fila de atendimento, veja multiatendimento; para a cobrança, integração Asaas; e para operações consultivas parecidas, CRM para consultorias.
IMPLANTAÇÃO ASSISTIDA
Começamos pelo que mais consome o dia.
Em escritório contábil, isso quase sempre é o atendimento. Cobrança e captação entram depois, quando a fila já está organizada.
Implantação acompanhadaDo primeiro acesso à equipe operando.
- EntendemosComo os pedidos chegam hoje e quem responde o quê.
- OrganizamosDepartamentos, filas e responsáveis por área.
- ImportamosA carteira com responsável, contrato e honorário de cada cliente.
- TreinamosA equipe aprende a atender pela fila em vez de pelo celular.
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Para equipes pequenas que precisam parar de perder contato e retorno.
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DÚVIDAS FREQUENTES
Perguntas de escritórios contábeis
A Prospectou substitui meu sistema contábil?
Não. Ela não faz escrituração, apuração nem obrigações acessórias. O sistema contábil continua fazendo o trabalho técnico; a Prospectou cuida do comercial e do relacionamento — captação, atendimento, contrato de honorários e cobrança.
Como fica o atendimento dos clientes do escritório?
Todos os pedidos entram numa fila única pelo número oficial do escritório, com departamento (fiscal, contábil, folha, societário), responsável, prazo e histórico por empresa atendida — em vez de caírem no celular de quem estiver por perto.
Consigo cobrar a mensalidade pelo sistema?
Sim. O contrato guarda o honorário e as parcelas, e a cobrança sai por boleto ou PIX pela integração Asaas, com baixa automática no pagamento e aviso antes do vencimento.
O sistema ajuda com o reajuste dos honorários?
O contrato guarda o índice escolhido — IGP-M, IPCA, INPC ou percentual fixo — a data de aniversário e o histórico de cada reajuste já aplicado. Isso transforma o reajuste num evento previsto, com o dado à mão para embasar a conversa.
Dá para acompanhar as propostas de honorários que enviei?
Sim. Cada proposta vira uma oportunidade no funil, com valor, etapa e retorno marcado. O quadro mostra há quanto tempo cada uma está parada, o que resolve o problema da proposta que some na caixa de e-mail.
Os documentos que o cliente envia ficam guardados?
Os arquivos recebidos no atendimento ficam anexados ao atendimento e ao cadastro da empresa, acessíveis para quem tem permissão — em vez de ficarem no aparelho de quem recebeu.
Serve para escritório pequeno, com três pessoas?
Serve. Em escritório pequeno o atendimento costuma ser o gargalo mais visível, e organizar a fila já muda o dia. O plano de entrada cobre equipes desse tamanho.
Consigo saber quais clientes estão em atraso durante o atendimento?
Sim. Contratos e cobranças do cliente ficam visíveis na lateral da conversa para quem tem permissão, o que evita atender um pedido novo sem saber que há mensalidade em aberto.
CONTABILIDADES
Seu escritório também é uma operação comercial.
Mostramos como ficariam a fila de atendimento por departamento, o funil de captação e a cobrança dos honorários — com a sua carteira.
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