Ninguém sabe onde cada cliente está
Para responder “em que pé está o meu?”, alguém precisa abrir a planilha, procurar no grupo e perguntar para o colega.
Processos Cada cliente com etapa, dono, prazo e o que falta
Processos: cada cliente conduzido etapa por etapa.
Compra de imóvel, operação de crédito, matrícula, implantação, instalação: todo processo tem etapas, responsáveis, documentos e prazos. Aqui você desenha esse caminho uma vez, e a plataforma conduz cada cliente por ele — mostrando em que etapa está, com quem, até quando e o que falta, e avisando quem precisa agir.
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O PROBLEMA
O processo costuma morar em planilha, grupo e memória.
Documento que falta, análise esperando retorno, aprovação pendente: quando cada etapa depende de alguém lembrar, o cliente fica parado sem ninguém perceber.
O documento que falta aparece tarde
A pendência só é percebida quando a etapa seguinte trava — e aí o prazo que o cliente esperava já passou.
Aprovação por mensagem solta
“Pode seguir?” no WhatsApp de um gestor. Se ele não viu, o processo espera, e depois ninguém sabe quem aprovou nem por quê.
O cliente cobra antes da empresa avisar
Sem ninguém responsável por dar notícia, quem move a comunicação é a ansiedade do cliente.
Processos transforma esse caminho em etapas com dono — e a espera fica visível.
DEFINIÇÃO
O que são os Processos da Prospectou?
Processos é o módulo em que a sua empresa desenha as etapas de um processo — responsáveis, prazos, documentos exigidos e aprovações — e a plataforma conduz cada cliente por ele, acompanhando cada etapa e avisando quem precisa agir e o próprio cliente.
Pense na compra de um imóvel: cadastro e qualificação do comprador, documentação para a análise, análise de crédito, apresentação de imóveis, escolha e proposta, documentação do imóvel, assinatura, entrega das chaves. Cada etapa tem alguém responsável, algo que precisa estar pronto e um prazo — e o caminho muda conforme o cliente, porque quem compra à vista não passa pela análise de crédito.
Nada vem pronto: você monta o modelo com as etapas da sua operação, diz o que cada uma exige e publica. A partir daí, cada cliente ganha um processo próprio, com a etapa atual, quem está com ela, até quando e o que ainda falta.
Quando o caminho muda, você publica uma versão nova do modelo. Quem já estava no meio continua na versão em que começou — ninguém tem a regra trocada no meio do caminho.
As peças de um processo
- Etapa — um passo do caminho — qualificação, documentação, análise, proposta, assinatura, entrega —, com responsável e prazo.
- Caminho — a ligação entre etapas. Pode ter condição: quem financia passa pela análise de crédito, quem paga à vista segue adiante.
- Requisito — o que precisa estar pronto para a etapa andar: um documento, um campo preenchido, uma confirmação, um contrato, uma parcela paga.
- Aprovação — quem precisa dizer sim antes de seguir, e para onde o processo volta quando a resposta é não.
- Automação — o que acontece sozinho quando algo muda: a mensagem ao cliente, o aviso à equipe, a tarefa criada, o lembrete que se repete.
EXEMPLO
A compra de um imóvel, conduzida do cadastro às chaves.
Um processo só, do primeiro cadastro à entrega. Cada etapa com dono, prazo e o que falta — e o caminho muda conforme o cliente.
- 1
Cadastro e qualificação
Os dados do comprador e o que ele procura ficam como requisitos. Sem eles, a etapa não anda.
- 2
Documentação e análise
Documentos para a análise de crédito, com o do cônjuge exigido só de quem é casado. A análise do banco é acompanhada com prazo.
- 3
Imóveis e proposta
Apresentação, escolha e proposta, cada uma com responsável. Quem compra à vista segue sem passar pela análise.
- 4
Assinatura e chaves
A aprovação dos gestores antes da assinatura, e notícia por WhatsApp a cada etapa concluída, até a entrega.
O que a plataforma faz em cada etapa
- Dono e prazoCada etapa tem um responsável — uma pessoa, um departamento ou o dono do processo — e prazo em dias corridos ou úteis. O atraso aparece na lista.
- Requisitos que seguram a etapaDocumento anexado, campo preenchido, confirmação, contrato, parcela paga ou tarefas concluídas. Enquanto faltar, a etapa não anda.
- Aprovação onde precisaQuem aprova, quantas aprovações bastam e para qual etapa a reprovação devolve — sempre com o motivo escrito.
- Mensagens que saem sozinhasWhatsApp ou e-mail para o cliente, aviso e tarefa para a equipe e lembrete a cada tantos dias enquanto a etapa estiver parada.
COMO FUNCIONA
Do desenho ao processo concluído.
O modelo é montado uma vez. O trabalho de todo dia é conduzir — e a plataforma diz o que falta.
Desenhe o modelo
Monte as etapas arrastando de uma para a outra, e crie caminhos com condição quando o trajeto depende de um dado do cliente.
Diga o que cada etapa exige
Responsável, prazo, requisitos e, se precisar, aprovação. Um requisito pode valer só em alguns casos, e um documento pode aceitar justificativa.
Inicie para o cliente
Escolha o modelo, o cliente e os produtos ou serviços envolvidos, direto na lista de processos ou na ficha do cliente.
Conduza e acompanhe
Cada pendência mostra o atalho que a resolve. Concluída a etapa, o processo segue — e o painel mostra onde os processos mais ficam parados.
O QUE ELE FAZ
Três coisas que deixam de depender de alguém lembrar.
Tudo o que acontece fica no histórico do processo: quem fez, quando e com qual motivo.
A etapa não anda com pendência
Documento, campo, confirmação, contrato, parcela paga ou tarefas concluídas. Quando não há como anexar, o requisito pode aceitar uma justificativa.
- Requisito condicional
- Anexar ou justificar
- Troca de arquivo guarda o original
A aprovação tem regra
Pessoas, um departamento ou os gestores aprovam, com número mínimo de aprovações. A reprovação devolve para a etapa que você escolheu.
- Mínimo de aprovações
- Devolução com motivo
- Quem aprovou fica registrado
O acompanhamento sai sozinho
Etapa iniciada, concluída ou atrasada, documento recebido, aprovação decidida: cada evento pode mandar mensagem, avisar a equipe ou criar tarefa.
- WhatsApp e e-mail ao cliente
- Lembrete a cada tantos dias
- Avisos e tarefas internas
Onde isso aparece
Processos serve a toda operação que conduz o cliente por etapas: a compra de imóvel, a esteira de crédito, o projeto solar até a ligação, a entrada de um cliente no escritório, a implantação de um sistema e o ingresso do aluno. Ele convive com o funil de vendas e com os contratos e a cobrança, que um requisito pode exigir antes de a etapa seguir.
NA PRÁTICA
O que a equipe e o gestor enxergam.
A condução é de quem está com a etapa. A visão do todo é de quem precisa decidir onde agir.
A tela do processo
A trilha das etapas, a etapa atual com responsável e prazo, e cada requisito pendente com o botão que resolve — anexar, preencher, confirmar. Também dá para devolver, pular uma etapa opcional, reatribuir, comentar, cancelar com motivo e reabrir.
Nas abas ficam o histórico, os documentos, os anexos, os produtos, os campos, as tarefas, as automações e o relatório, na tela ou em PDF.
A lista e o painel
A lista tem busca, filtros, exportação e atalhos para atrasados, aguardando aprovação e etapas comigo. O processo também aparece na lista de clientes, com a etapa atual.
O painel mostra os indicadores do período e o gargalo — a etapa onde os processos mais ficam parados —, dividido por processo, por responsável e por etapa.
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DÚVIDAS FREQUENTES
Perguntas sobre os Processos
Qual a diferença entre o funil de vendas e um processo?
O funil organiza oportunidades por etapa comercial. O processo coordena o trabalho que precisa acontecer com cada cliente — documentos, análises, aprovações, assinatura — com requisitos que seguram a etapa até estarem prontos. Um processo pode começar já na qualificação e ir até a entrega, e os dois convivem na mesma ficha do cliente.
Os Processos estão em qual plano?
Fazem parte do módulo de Vendas, incluso nos planos Essencial, Pro e Empresarial, e ficam liberados durante os 7 dias do teste grátis.
Posso ter processos diferentes para produtos diferentes?
Sim. Cada modelo tem as próprias etapas, e a empresa pode ter quantos precisar — imóvel na planta e imóvel usado, por exemplo. Um processo também pode apontar mais de um produto ou serviço.
O que acontece com quem está no meio quando eu mudo o modelo?
Nada muda para ele. Publicar cria uma versão nova do modelo; os processos já iniciados continuam na versão em que começaram, e só os novos usam a versão nova.
Dá para exigir um documento só em alguns casos?
Dá. O requisito pode valer só quando uma condição é verdadeira — o documento do cônjuge apenas para quem é casado, por exemplo. Fora da condição ele não trava a etapa. E um requisito de arquivo pode aceitar justificativa no lugar do anexo.
O cliente recebe mensagens automáticas do processo?
Se você configurar, sim: por WhatsApp, pelo número que a empresa já usa no atendimento, ou por e-mail. As mensagens saem pelos mesmos caminhos do atendimento, respeitando quem pediu para não receber, e ficam registradas no processo.
Quem pode aprovar uma etapa?
Quem você definir: pessoas específicas, um departamento ou os gestores, com o número mínimo de aprovações que a etapa exige. A reprovação devolve o processo para a etapa escolhida, com o motivo escrito.
A plataforma faz as etapas que acontecem fora dela?
Não. Análise no banco, homologação na distribuidora ou registro em cartório continuam onde sempre aconteceram. O processo acompanha essas etapas — com responsável, prazo e aviso de atraso — para que ninguém perca de vista o que está esperando retorno.
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